Phần mềm quản lý dịch vụ

Xã hội ngày càng phát triển, đời sống vật chất cũng như tinh thần được nâng cao đáng kể, dẫn đến nhu cầu đi lại trao đổi công việc, thăm thú, du lịch tăng cao. Đáp ứng nhu cầu đó nhiều hãng hàng không ra đời kéo theo đó là hàng loạt phòng vé được lập ra đáp ứng đầy đủ nhu cầu đi lại của khách hàng. Phần mềm quản lý phòng vé của HSV hỗ trợ toàn diện hoạt động kinh doanh theo một quy trình từ khâu đặt vé, quản lý thông tin chuyến bay, quản lý thông tin hãng hàng không, quản lý thông tin khách hàng, giá bán vé, theo dõi tiền mặt, công nợ khách hàng, công nợ với nhà cung cấp và doanh số bán hàng từng nhân viên.

CHỨC NĂNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÒNG VÉ

Quản lý thông tin chung

• Quản lý thông tin khách hàng
• Quản lý thông tin hãng hàng không
• Quản lý thông tin chuyến bay
• Quản lý thông tin nhân viên

Quản lý thông tin chuyến bay

• Quản lý hãng hàng không
• Quản lý chuyến bay
• Quản lý ngày, giờ, điểm đi, điểm đến…

Quản lý khách hàng

• Quản lý danh sách khách hàng
• Quản lý thông tin khách hàng
• Tìm kiếm thông tin khách hàng theo nhiều tiêu chí
• Quản lý thông tin vé khách hàng đặt

Quản lý nhân sự

• Quản lý thông tin nhân viên
• Tìm kiếm nhân viên theo các tiêu chí: tên, ca trực, ngày trực…
• Theo dõi số lượng book vé, doanh thu, lợi nhuận theo từng nhân viên, theo hãng hàng không… để tính lương, thưởng cho nhân viên.
• Quản lý nhân viên của từng đại lý và của cả công ty

Quản lý thu chi và công nợ

• Quản lý phiếu thu, phiếu chi của các giao dịch thu tiền vé, thu chi công nợ và các thu chi khác.
• Quản lý công nợ khách hàng, chi tiết khách hàng còn nợ.
• Quản lý công nợ nhà cung cấp: chi tiết giao dịch với nhà cung cấp dễ dàng kiểm soát và phát hiện sai lệch kịp thời.
• Quản lý doanh thu chi tiết của toàn bộ công ty.
• Quản lý chi tiết thu chi tiền mặt.
• Tài khoản ngân hàng: chi tiết giao dịch thu chi của từng tài khoản ngân hàng.

LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÒNG VÉ

• Thông tin khách hàng được quản lý tập trung, giúp dễ dàng tìm kiếm và phân loại.
• Quản lý khách hàng, đường bay, nhân viên, marketing…
• Dễ dàng trao đổi và hỗ trợ xử lý công việc giữa các nhân viên và bộ phận.
• Hệ thống báo cáo thời gian thực.
• Dễ dàng tùy chỉnh phần mềm khi quy trình thay đổi.

Phần mềm quản lý phòng vé giúp các nhà quản lý nắm được quá trình hoạt động của công ty một cách dễ dàng, phần mềm có các tính năng hỗ trợ giúp quản lý, phân quyền dữ liệu, và báo cáo theo từng danh mục, giúp kiểm soát được số lượng book vé, doanh thu, lợi nhuận của công ty. Phần mềm quản lý phòng vé của Hitek có thể tùy biến dễ dàng, đáp ứng được những yêu cầu chuyên biệt của từng doanh nghiệp. Với khả năng tùy biến cao, phần mềm dễ dàng cho việc nâng cấp và mở rộng các tính năng về sau khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô hay thay đổi quy trình hoạt động kinh doanh.

Có thể nói phần mềm quản lý phòng vé Hitek là giải pháp phần mềm phù hợp nhất, toàn diện nhất để đáp ứng mọi nhu cầu quản lý phòng vé. Điểm nổi bật của phần mềm chúng tôi là giao diện thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng ngay cả đối với những người chưa biết nhiều về máy tính, kế toán đều có thể sử dụng được thành thạo. Điều khoản chăm sóc khác hàng tối đa với những chính sách tư vấn hỗ trợ tận nơi (HSV cử nhân viên tới tận công ty tạo lập và hướng dẫn lập các module theo yêu cầu).

Phần mềm quản lý du lịch HSV giải quyết trọn vẹn các mối quan tâm của doanh nghiệp từ khâu tiếp nhận request/booking cho đến các công việc điều hành tour và quản lý kinh doanh, đồng thời giải quyết vấn đề về nhân sự tiền lương, kế toán, tài sản.\ Đối với cấp lãnh đạo, phần mềm quản lý du lịch sẽ cung cấp một hệ thống báo cáo điện tử được cập nhật liên tục toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.\ Đặc biệt, phần mềm quản lý du lịch là sự kết hợp chặt chẽ giữa quy trình nghiệp vụ đặc trưng của ngành du lịch và tính chất linh hoạt của ngành du lịch Việt Nam. Do đó khi áp dụng phần mềm vào quản lý doanh nghiệp sẽ giúp cho các phòng ban, nhân viện dễ dàng hợp tác và chia sẻ kịp thời những thông tin cần thiết để hoàn thành công việc.

LỢI ÍCH PHẦN MỀM

Tập trung vào khách hàng với các dịch vụ được cải thiện – Thông tin 360 độ về khách hàng, cho phép xem toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng từ lúc bắt đầu request/booking cho tới các hoạt động marketing sau này.

Tích hợp thông tin với quy trình một cách thông suốt – Thông tin tự động luân chuyển giữa các bộ phận một cách chính xác theo quy trình.

Tăng nhanh việc xoay vòng nguồn vốn – Cơ chế quản lý báo giá dịch vụ linh hoạt giúp doanh nghiệp bạn luôn kiểm soát được chi phí và giá bán một cách chính xác và kịp thời.

Công cụ mạnh mẽ giúp ra quyết định kịp thời – Hệ thống báo cáo điện từ cập nhật từng phút hoạt động kinh doanh của từng chi nhánh giúp bạn hạn chế tối đa các rủi ro.

CHỨC NĂNG CỦA PHẦN MỀM

Quản lý và chăm sóc khách hàng

• Nhập danh sách khách hàng từ file excel.
• Báo cáo khách hàng theo: nhân viên phụ trách, địa bàn, số lần sử dụng dịch vụ, giá trị hợp đồng…
• Quản lý, tra cứu thông tin về người đặt tour (cá nhân/tổ chức) và người đi tour (du khách).
• Hỗ trợ nhân viên kinh doanh lên lịch chăm sóc khách hàng.

Quản lý đối tác và nhà cung cấp

• Phân loại, tra cứu nhà cung cấp dịch vụ: Khách sạn, nhà hàng, landtour, vận chuyển, du thuyền v.v…
• Định nghĩa bảng giá dịch vụ: giá theo mùa, theo hợp đồng, theo đối tượng khách.
• Nhập thông tin về nhà cung cấp: đầu mối liên lạc, thư viện ảnh, chính sách hủy dịch vụ, bản đồ vị trí…
• Báo cáo và in ấn: cảnh báo hết hạn hiệu lực hợp đồng, biểu đồ giá cung cấp dịch vụ.

Quản lý request/booking

• Đặt dịch vụ (request/booking): đặt tour, dịch vụ khách sạn, du thuyền, phương tiện vận chuyển, dịch vụ hỗn hợp.
• Tạo mới request/booking từ mẫu dựng sẵn (create from template).
• Xử lý booking: lưu vết thay đổi, lên danh sách công việc (to do list), nhập danh sách du khách.
• Lịch sử trao đổi: Ngày giờ trao đổi, phương thức (email/điện thoại), nội dung trao đổi.
• Báo cáo thống kê: doanh số booking dự báo và thực tế theo tháng, theo người phụ trách, theo loại tour v.v…

Quản lý bán tour và dịch vụ

• Quản lý bán tour: Lịch khởi hành, nhà cung cấp liên quan, lịch trình tour, số chỗ còn đặt, danh sách du khách.
• Quản lý hoạt động điều hành tour: Lên lịch điều hành, cảnh báo đến hạn, phân công và giám sát công việc điều hành tour, đánh giá/phản hồi từ khách hàng.
• Lên kế hoạch thanh toán: theo dõi thu chi liên quan đến tour/nhà cung cấp, khách hàng.
• Thiết kế và tính giá sản phẩm tour: lên ý tưởng sản phẩm, lập các phương án tính giá, đánh giá thảo luận.

Tính năng nâng cao

• Quản lý đa chi nhánh: Phân cấp dữ liệu riêng cho từng chi nhánh.
• Báo cáo phân tích đa chiều.
• Đặt hàng trực tuyến theo thời gian thực.
• Quản lý chiến dịch marketing.
• Báo cáo tổng hợp theo chi nhánh hoặc cả công ty.

Phần mềm quản lý du lịch của HSV sẽ không khiến bạn – những nhà quản lý du lịch phải thất vọng. Phần mềm được coi là giải pháp toàn diện cho ngành quản lý dịch vụ du lịch và lữ hành. Doanh nghiệp sẽ hoạt động theo một quy trình thông suốt. Mọi thông tin giữa các bộ phận phòng ban hay nhân viên sẽ được trao đổi và luân chuyển nhanh chóng kịp thời trên hệ thống phần mềm, hạn chế tối đa những rủi ro, đồng thời giúp tiết kiệm tối đa chi phí và quản lý mọi hoạt động kinh doanh của công ty mọi lúc mọi nơi.

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Rất nhiều khách sạn đang muốn nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, tối ưu được nguồn lực về cơ sở vật chất, nhân viên từ đó giúp việc tổ chức quản lý thuận tiện hơn. Đáp ứng nhu cầu đó phần mềm quản lý khách sạn HSV của HSV được xây dựng, phát triển với mục tiêu nâng cao tính chuyên nghiệp trong khâu quản lý, tiếp thị của các khách sạn, quản lý toàn bộ quy trình chăm sóc và hỗ trợ khách hàng và nhà quản lý. Phần mềm quản lý khách sạn của HSV được ứng dụng trong việc quản lý hoạt động của các khách sạn, nâng cao tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp với chi phí hợp lý.

TÍNH NĂNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

QUẢN LÝ VÀ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

• Quản lý thông tin khách hàng : tên khách hàng, các thông tin liên lạc liên quan, hợp đồng, số lần sử dụng dịch vụ, các dịch vụ đã sử dụng, lịch sử và ghi chú sử dụng dịch vụ như:
• Quản lý phòng, thông tin phòng.
• Quản lý giá phòng, loại phòng.
• Quản lý phòng theo lầu.
• Quản lý phòng theo trạng thái (màu sắc: đỏ, xanh,…)

• Thời gian nhảy tự động cho phòng đang phục vụ.
• Thống kê về nguồn khách hàng: thông tin thời gian tạo, nguồn hình thành khác hàng, nhân viên tiếp nhận quản lý khách hàng….
• Thông báo về ghi chú liên quan đến khách hàng: nhắc nhở ngày giờ dịch vụ, sinh nhật của khách hàng, sinh nhật khách, lịch sử sử dụng dịch vụ của khách,..
• Lưu lại đánh giá, phản ánh của khách hàng về chất lượng dịch vụ
• Tự động gửi tin nhắn,email chúc mừng, chăm sóc khách hàng
• Hỗ trợ nhân viên lên lịch để chăm sóc khách hàng

Quản lý đối tác và các nhà cung cấp

• Quản lý đầy đủ thông tin các đối tác: Các thông tin liên hệ, bảng giá, hợp đồng, hoa hồng, thông tin các khuyến mãi liên quan,….
• Quản lý lịch sử hợp tác
• Lưu lại đánh giá chất lượng dịch vụ của các đối tác
• Nhắc nhở và cảnh báo: có thời hạn sắp hết hợp đồng, có phản ánh về chất lượng dịch vụ, có khuyến mãi triển khai,….
• Hỗ trợ tìm kiếm, thống kê với đa dạng các tiêu chí

Quản lý Request/booking

• Ghi nhận thông tin đặt dịch vụ và lưu trữ thông tin
• Tạo lập và lưu trữ thông tin các dịch vụ, báo giá và quản lý tình hình khách hàng
• Lên lịch chăm sóc
• Cảnh báo, thông báo ngày hẹn chăm sóc, ngày báo giá tới khách qua hệ thống SMS, Email,…
• Giao việc cho nhân viên hay bộ phận chuyên trách trực tiếp trên phần mềm
• Cập nhật số tiền đã thanh toán và công nợ, thông tin đặt cọc,…
• Thống kê doanh số theo thắng, theo người phụ trách…
• Tạo lập booking trên cơ sở Request
• Tự động chuyển các khoản thu sang kế toán để tiện cho việc theo dõi và quản lý

Quản lý và điều hành các hoạt động khách sạn

• Quản lý thông tin về đối tác (cá nhân, nhóm hoặc đoàn công ty) và các quá trình đám phán, ghi chú liên quan
• Phân quyền quản lý, xem đối tác cho bộ phận liên quan có thể tiếp nhận và cùng theo dõi, xử lý
• Tạo lập và quản lý kế hoạch sử dụng chi phí, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi kế hoạch chi pí một cách chi tiết, cập nhật từng phút từng giây để nhanh chóng đưa ra chỉ đạo
• Ghi nhận và lưu lại tất cả phản ánh của khách hàng liên quan đã sử dụng các dịch vụ
• Hệ thống, cảnh báo, thông báo đến người dùng chuẩn bị đến ngày thực hiện, hay thông báo những điều quan trọng mà người dùng thiết lập
• Tra cứu thông tin theo nhiều tiêu chí lựa chọn
• Hệ thống bảng biểu, đồ thị linh hoạt giúp người dùng tạo bản in, hay thông báo, báo giá đến đối tác nhanh chóng

Quản lý kho vật tư, trang thiết bị

• Quản lý chi tiết hàng hóa, danh mục hàng hóa: ngày nhập, lô hàng nhập, số serial, hạn sử dụng của hàng hóa
• Cảnh báo hàng đến hạn sử dụng, quá hạn sử dụng, hàng đến ngày xuất, cảnh báo hết hàng khi số lượng hàng chạm ngưỡng tối thiểu…
• Quản lý kế hoạch nhập hàng, dự trữ hàng, quản lý hàng tồn kho, hàng cần sử dụng…
• Quản lý chi tiết loại hàng hóa: hàng xuất trả, hàng từng bộ phận ….
• Quản lý giá vốn hàng hóa, các chi phí phát sinh liên quan đến hàng hóa, để chuyển đến kế toán

Quản lý tài chính kế toán

• Hoạch định kế hoạch tài chính kế toán
• Quản lý công nợ; các khoản phải thu, phải trả
• Kế toán chi phí giá thành
• Quản lý TSCĐ – CCDC
• Kế toán tổng hợp
• Báo cáo thuế/BCTC

Theo dõithanh toán và in bill

• Cập nhật thanh toán của các dịch vụ một cách nhanh chóng chi tiết để quản lý.
• Tính tiền tự động theo giờ (ngày).
• Cho phép thanh toán nhiều lần.In bill (tiền phòng + tiền thực đơn + các lần thanh toán).
• Thích hợp nhiều cỡ giấy, loại máy in.
• Cho phép xem tạm tính trước khi in.
• Có thể in 2 liên một lúc, có số liên, có lưu lại lần in tạm tính.
• Cập nhật và quản lý các khoản chi cho từng đối tựng, từng hạng mục một cách hiệu quả
• Thông báo, cảnh báo ngày đến hạn thanh toán, ngày chi, hay khoản thanh toán quá hạn nhanh chóng kịp thời qua hệ thống trang chủ phần mềm, SMS, Email,….
• Có khả năng thống kê, tổng hợp thu, chi, công nợ theo đa dạng các tiêu chí : khách hàng, đối tác, người thu chi ,….

Quản lý các phòng ban, nhân viên

• Thống kê các phòng ban trong doanh nghiệp, số lượng thành viên trong các bộ phận phòng ban, chức năng nhiệm vụ của phòng ban.
• Thông tin các thành viên trong phòng ban, thông tin liên hệ và các thông tin liên quan
• Cập nhật tình hình làm việc và phân công công viêc, thông báo đến các phòng ban nhanh chóng
• Đánh giá khả năng làm việc của từng phòng ban, nhân viên công ty
• Quản lý hợp đồng nhân sự các nhân viên, lương nhân viên, chấm công hàng ngày, nghỉ phép và lên bảng chấm công tính lương tháng

Các tính năng nổi bật khác

• Chức năng lên lịch và quản lý công việc của cá nhân, của toàn doanh nghiệp
• Lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ tài liệu nhanh chóng, tiện lợi qua đa dạng các tiêu chí
• Tạo lập và quản lý thông tin người dùng, các thông tin liên quan đến nhân viên
• Hệ thống báo cáo, biểu đồ đa dạng giúp người dùng có thể lên các báo cáo, quyết định, báo giá, giấy tờ,… nhanh chóng, kịp thời nhu cầu của người dùng
• Khả năng phân quyền cho người dùng chi tiết đến từng hạng mục, giúp các nhà quản lý vẫn có thể quản lý theo dõi tình hình của nhân iên một cách tập trung mà vẫn đảm bảo bảo mật thông tin quan trọng
• Khả năng tùy biến của phần mềm rất linh hoạt, không theo một khuôn mẫu nhất định nào – điều mà các phần mềm khác không có được, xây dựng theo quy trình làm việc và nhu cầu của khách hàng nên phù hợp với mọi loại doanh nghiệp và dễ dàng thay đổi đế đáp ứng nhu cầu từ phía doanh nghiệp.

Quản lý chương trình khuyến mãi, marketing

• Phần mềm quản lý các chương trình khuyến mãi cho khách hàng thân thiết.
• Tích điểm cho khách hàng ( cá nhân tổ chức, công ty…) thường xuyên đặt phòng hoặc hay sử dụng dịch vụ của khách sạn.
• Chức năng lưu trữ thông tin khách hàng tiềm năng của cửa hàng.

NGOÀI RA BẠN CÒN CÓ THỂ THÊM CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ PHÂN HỆ TÙY CHỌN KHÁC

Quản lý nhà hàng: giúp nhận đặt món theo từng bàn, phối hợp công việc với bộ phận bếp. Module cho phép khách thanh toán bằng nhiều hình thức: tiền đồng, ngoại tệ, thẻ tín dụng hay ghi vào tiền phòng…

Quản lý Spa & thể thao:Nhiều khách sạn ở Việt Nam đã cung cấp dịch vụ Spa (chăm sóc sắc đẹp, tắm bùn, xông hơi, lột da mặt…). Doanh thu từ hoạt động này có thể thất thoát nếu không được quản lý chung trong hệ thống. Nếu doanh thu từ hoạt động này chiếm 30% tổng doanh thu, khách sạn nên nghĩ đến đầu tư phân hệ này.

LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN HITEK

• Tất cả mọi thông tin về khách sạn, thông tin khách hàng và các thông tin có liên quan đều được lưu lại trên phần mềm tránh thất thoát, và người dùng có thể dễ dàng tìm lại khi cần
• Quy trình làm việc đồng bộ, tập trung giúp giảm thiểu các công việc trùng lặp, các công việc thừa, có thể sử dụng kết quả của những khâu làm việc trước đó, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian làm việc, tăng năng suất lao động
• Giúp doanh nghiệp cắt giảm các khâu làm việc, cũng như tăng tính kết nối thống nhất giữa các phòng ban, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp
• Các cấp lãnh đạo có thể theo dòi tình hình hoạt động của doanh nghiệp, cũng như nhận thông tin từ cấp dưới một cách nhanh chóng, đầy đủ để đưa ra chỉ đạo, quyết định xử lý kịp thời, từ đó giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả làm việc và kinh doanh
• Phần mềm có giao diện thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng, có khả năng tùy biến cao, có thể phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp, có thể thay đổi linh hoạt để đáp ứng nhu cầu từ phía doanh nghiệp
• Hệ thống cập nhật từng phút, từng giây hoạt động của doanh nghiệp giúp các nhà quản lý cập nhật nhanh tình hình và hạn chế rủi ro.

Nhìn chung phần mềm HSV là giải pháp phần mềm phù hợp, toàn diện nhất để đáp ứng nhu cầu quản lý của một hoặc một chuỗi khách sạn với nhiều tính năng hữu ích mà giá cả rất cạnh tranh, hợp với túi tiền của khách hàng. Bên cạnh đó, phần mềm có khả năng tùy biến cao nên số lượng tính năng phát triển không giới hạn, đáp ứng gần như đầy đủ mọi nhu cầu của khách hàng. Phần mềm có giao diện đơn giản, rất dễ sử dụng, thêm vào đó, bộ phận kĩ thuật của chúng tôi luôn sẵn sàng để hỗ trợ người dùng 24/7.

rong quá trình bảo hành, các trung tâm bảo hành lớn thường trăn trở làm sao để quản lý và tối ưu được thời gian bảo hành sản phẩm song song với việc chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu này và tăng sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh và bảo hành, HSV cung cấp phần mềm quản lý bảo hành với các ưu điểm vượt trội chắc chắn sẽ làm hài lòng doanh nghiệp và khách hàng.

ƯU ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ BẢO HÀNH

• Cung cấp quy trình bảo hành chuyên nghiệp, hiện đại cho doanh nghiệp, giúp nhà quản lý có thể đưa ra những giải pháp thúc đẩy doanh thu, giảm thời gian và chi phí bảo hành cho doanh nghiệp.
• Quản lý song song dữ liệu từ bộ phận bán hàng và bộ phận bảo hành.Đồng bộ dữ liệu từ bộ phận bán hàng và bộ phận bảo hành giúp tìm kiếm nhanh thông tin của sản phẩm và khách hàng. Nhanh chóng ra quyết định tiếp nhận hay từ chối bảo hành. Nhờ đó, khách hàng hài lòng hơn về thái độ và dịch vụ chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
• Thông tin được quản lý tập trung giúp dễ dàng tìm kiếm và phân loại, giúp giảm thiếu thất thoát, và dễ dàng tìm ra quy trình phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
• Nhân viên ở các bộ phận có thể thường xuyên báo cáo quá trình, mức độ hoàn thiện công việc khi có yêu cầu của quản lý mà không phải gặp mặt trực tiếp.
• Nắm bắt, quản lý được quy trình bảo hành một cách chặt chẽ bằng cách nắm bắt quy trình bảo hành của từng sản phẩm song song với việc giám sát công việc của nhân viên bảo hành. Từ đó doanh nghiệp có thể nhắc nhở kỹ thuật đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc.
• Dễ dàng trao đổi và hỗ trợ xử lý công việc giữa các nhân viên và bộ phận.
• Tính toán khối lượng công việc đã hoàn thành và khối lượng công việc cần hoàn thành, giúp nhân viên trong doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình trạng công việc, từ đó đưa ra kế hoạch hoàn thành công việc một cách cụ thể, chính xác.
• Hệ thống báo cáo thời gian thực.
• Dễ dàng tùy chỉnh phần mềm khi quy trình công việc thay đổi.

CHỨC NĂNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ BẢO HÀNH

Quản lý khách hàng, nhà cung cấp, doanh nghiệp

Quản lý sản phầm và nhật ký bảo hành sản phẩm

• Quản lý đơn đặt hàng: hệ thống quản lý quá trình xuất hàng của từng đơn hàng và theo dõi tình trạng các đơn hàng.
• Quản lý thu tiền: ghi nhận các khoản thu từ khách hàng như thu công nợ, thu tiền…hệ thống tự động hạch toán các khoản thu theo một hoặc nhiều chứng từ.
• Quản lý sản phầm đã bán tại các trung tâm phân phối.
• Quản lý thông tin sản phẩm (series, imei, mẫu mã, màu sắc, ngày bán, thời gian bảo hành,… ).
• Quản lý đổi trả hàng: hỗ trợ việc đổi trả hàng ngay trên một phiếu mua hàng.
• Theo dõi nhật ký bảo hành và sử dụng dịch vụ.

Khách hàng

• Quản lý phân nhóm khách hàng (khách buôn, khách lẻ, khu vực …).
• Quản lý thông tin chi tiết khách hàng ( Mã khách, số thẻ, tên khách, điện thoại, địa chỉ, email, số mobile, website …).
• Đối với khách hàng là công ty thì có thêm danh sách người liên hệ.
• Một khách hàng có thể vừa là khách hàng và nhà cung cấp.
• Quản lý thông tin chi tiết nhà cung cấp ( Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, điện thoại, địa chỉ, email, số mobile, website, tài khoản ngân hàng, mã số thuế …).
• Quản lý tiếp nhận sản phẩm, đặt lịch hẹn thời gian bảo hành và bàn giao sản phẩm.

Quản lý bảo hành

Danh mục dịch vụ

• Quản lý danh mục các công việc sửa chữa ( Mã công việc, tên công việc, phân loại sản phầm, đơn giá bảo hành …)

Tiếp nhận sản phẩm

• Quản lý thông tin tiếp nhận sản phẩm, đánh giá hỏng hóc và lập báo giá cho khách hàng.
• In phiếu tiếp nhận sản phẩm, tình trạng sản phẩm và báo giá trước khi khách duyệt.

Lập báo giá cho khách hàng, bảo hiểm

• In báo giá chuẩn cho khách hàng sau khi khách hàng hoặc bảo hiểm duyệt.
• In lệnh sửa chữa, phiếu xuất kho cho việc sửa chữa.
• In hợp đồng sửa chữa ( nếu cần ).

Theo dõi quá trình bảo hành sản phẩm

• Theo dõi các sản phẩm đang bảo hành, thông báo và báo giá cho khách hàng khi có phát sinh trong quá trình sửa chữa.
• Tiến hành nghiệm thu, đánh giá nhân viên kỹ thuật bảo hành và bàn giao sản phẩm cho phòng bảo hành.
• In phiếu thanh toán, phiếu xuất xưởng sau khi sản phẩm bảo hành xong.
• Bàn giao sản phẩm (thanh lý hợp đồng nếu có).

Quản lý bán hàng, xuất kho và dịch vụ

• Phân loại sẩn phẩm ( bảo hành, sửa chữa …).
• Cập nhật số liệu chi tiết các phụ tùng sản phẩm lưu kho .
• Báo cáo số tiền đã thu của khách hàng.
• Báo cáo tình hình bảo hành sản phẩm.
• Báo cáo bán hàng (theo ngày, khách hàng, hàng hóa vật tư, kho …).
• Báo cáo số lượng được khuyễn mãi,chiết khấu khi bán.
• Báo cáo phân tích bán hàng theo mặt hàng,khách hàng,thời gian
• Báo cáo doanh thu bán hàng theo hóa đơn.
• Báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào.
• Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng, nhóm hàng, kho hàng.
• Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng khách hàng hoặc nhóm khách hàng (khách buôn, khách lẻ, khách quen …).
• Báo cáo công nợ bán hàng nếu khách hàng mua chịu hoặc trả chậm.

Quản lý nhập mua, nhập kho

• Cập nhật số liệu khi mua hàng (ngày mua, nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, kho nhập, đơn giá, hình thức khuyến mãi, chiết khấu, thuế suất ..vv..).
• Báo cáo công nợ nhà cung cấp nếu mua nợ.
• Báo cáo số tiền đã trả nhà cung cấp.
• Báo cáo hàng nhập mua (theo ngày, nhà cung cấp, vật tư, kho …).
• Báo cáo số lượng được khuyễn mãi, chiết khấu khi mua.
• Báo cáo phân tích mua hàng theo mặt hàng,nhà cung cấp,thời gian … và các báo cáo theo đặc thù riêng.

Quản lý kho

• Quản lý phân nhóm, phân loại phụ tùng hàng hóa .
• Quản lý thông tin chi tiết mặt hàng (Mã phụ tùng, mã lô, mã vạch, tên sản phẩm, đơn vị tính, giá nhập, giá bán buôn, giá bản lẻ, xuất sứ, hạn sử dụng, cảnh báo tồn tối thiểu, tồn tối đa …).
• Quản lý giá bán buôn giá bán lẻ đối với từng mặt hàng, phụ tùng, nhóm hàng cho từng loại khách hàng khác nhau (Khách buôn, khách lẻ, khách quen ..).

Quản lý nhân viên

• Quản lý nhân viên, hồ sơ nhân viên.
• Quản lý hợp đồng nhân viên.
• Liên kết với máy chấm công, quản lý chấm công.
• Quản lý nghỉ phép.
• Quản lý tiền lương theo chính sách của công ty, kết hợp với dữ liệu máy chấm công, nghỉ phép,..
• Quản lý đánh giá nhân viên.

Quản lý kế toán

• Quản lý thanh toán
• Quản lý phân bổ doanh thu
• Quản lý hóa đơn mua hàng
• Theo dõi công nợ khách hàng
• Quản lý đề nghị thanh toán theo các hợp đồng ký với khách hàng
• Quản lý các nghiệp vụ kế toán thông dụng
• Kết xuất các báo cáo kế toán theo yêu cầu.

Quản lý hệ thống, phân quyền, bảo mật

Bảo mật

• Tự động backup và phục hồi số liệu theo ngày.
• Dữ liệu luôn luôn được tự động backup dự phòng thường xuyên.
• Công ty Hitek có chính sách bảo mật tuyệt đối dữ liệu của các doanh nghiệp, khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty.
• Chỉ Admin mới có quyền can thiệp hệ thống dữ liệu và phân quyền sử dụng cho người dùng.

Phân quyền sử dụng

• Phân quyền chức năng sử dụng theo nhóm người sử dụng hoặc từng người sử dụng.
• Có thể phân quyền xem sửa xóa đến từng thành viên sử dụng phần mềm.

Tiện ích

• Phần mềm có thể xuất trực tiếp ra excel, word, Pdf, mail.
• Phần mềm có thể import các danh sách hàng hóa, khách hàng từ excel vào phần mềm.
• Lưu nhật ký sử dụng phần mềm của tất cả các thành viên khi đăng nhập và sử dụng phần mềm.
• In ấn liền nhiều phiếu thu, chi hoặc hóa đơn chỉ bằng một lệnhin.
• Xuất ra các báo giá cho một hoặc nhiều khách hàng.
• Lọc dữ liệu, báo cáo tự động và nhanh chóng theo nhiều tiêu chí.
• Tích hợp hệ thống VOIP giúp giao tiếp giữa các phòng ban và khách hàng một cách hiệu quả.

Hiện nay, khi mà số lượng người có nhu cầu công chứng giấy tờ càng nhiều, thì các tổ chức, văn phòng công chứng càng gặp khó khăn trong vấn đề sắp xếp, lưu trữ, quản lý, tra cứu thông tin các giao dich, hồ sơ, và hợp đồng của khách hàng.

Bằng kinh nghiệm sẵn có trong việc phát triển các phần mềm quản lý doanh nghiệp và kiến thức trong lĩnh vực quản lý nghiệp vụ công chứng, Công ty Cổ phần dịch vụ và công nghệ HSV cung cấp giải pháp phần mềm quản lý phòng công chứng “Hitek” với công nghệ tiên tiến nhất, giúp giải quyết khó khăn mà các phòng công chứng đang gặp phải. Phầm mềm “HSV” của HSV hướng tới số hóa dữ liệu, tối giản hóa thao tác nghiệp vụ và tự động lưu lại các thông tin về hợp đồng, tài sản, lịch sử giao dịch. Phần mềm quản lý phòng công chứng của Hitek là cơ sở đáng tin cậy giúp công chứng viên dễ dàng tra cứu thông tin và xác định tính hợp lệ của tài sản, từ đó đẩy nhanh tiến độ công chứng hồ sơ và làm hài lòng các khách hàng .

ƯU ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝPHÒNG CÔNG CHỨNG:

• Cung cấp quy trình công chứng chuyên nghiệp, hiện đại, giúp nhà quản lý đưa ra những giải pháp thúc đẩy tiến độ, tiết kiệm thời gian công chứng cho khách hàng.
• Thông tin được quản lý tập trung giúp dễ dàng tìm kiếm và phân loại. Từ đó, giảm thiểu thất thoát, dễ dàng tìm ra quy trình công chứng phù hợp.
• Nhân viên ở các bộ phận có thể thường xuyên báo cáo quá trình, mức độ hoàn thiện công việc khi có yêu cầu của trưởng phòng công chứng mà không phải gặp mặt trực tiếp.
• Trưởng phòngcó thể nắm bắt, quản lý được quy trình công chứng một cách chặt chẽ từ đó nhắc nhở công chứng viên đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc.
• Dễ dàng trao đổi và hỗ trợ xử lý công việc giữa các nhân viên và bộ phận.
• Giúp tính toán khối lượng hồ sơ công chứng đã hoàn thành và khối lượng hồ sơ công chứng cần hoàn thành, giúp nhân viên công chứng nắm bắt và đưa ra kế hoạch hoàn thành công việc một cách cụ thể, chính xác.
• Hệ thống báo cáo thời gian thực.
• Dễ dàng tùy chỉnh phần mềm khi quy trình công việc thay đổi.

CÁC TÍNH NĂNG NỔI BẬT CỦA PHẦN MỀM

QUẢN LÝ THÔNG TIN HỒ SƠ

– Khai báo nhóm hồ sơ (bảo lãnh, cầm cố, di chúc,…).

– Khai báo loại hồ sơ (Cầm cố vay bổ sung, thanh lý cầm cố,…).

– Quản lý giấy tờ các bên (hộ chiếu, CMTND, bằng lái xe,…).

– Quản lý hồ sơ công chứng (động sản, bất động sản, tài sản,…).

– Phân loại tình trạng hồ sơ (Tiếp nhận, hoàn trả, Hoàn thành,…).

– Tích hợp các văn bản mẫu, biểu mẫu hợp đồng.

QUẢN LÝ ĐƯƠNG SỰ CÁC BÊN

– Lưu trữ, quản lý, phân loại thông tin các khách hàng là cá nhân hay tổ chức theo khu vực, mã số thuế, giấy phép đăng ký kinh doanh,…

– Quản lý, lưu trữ tài sản các bên tham gia

– Tìm kiếm, xem lịch sử giao dịch của các bên liên quan.

QUẢN LÝ TÀI SẢN

– Quản lý, lưu trữ tất cả các thông tin liên quan về phương tiện, bất động sản, động sản, giấy tờ có giá,…

– Khai báo, thêm, sửa, xóa tài sản, nhóm tài sản, loại tài sản, tên tài sản,…

– Hỗ trợ tìm kiếm đa dạng các thông tin liên quan đến tài sản, lịch sử giao dịch, công chứng, đóng dấu,…

QUẢN LÝ THU PHÍ CÔNG CHỨNG

– Tích hợp báo giá hồ sơ, giúp nhân viên dễ dàng tính được chính xác chi phí từng hồ sơ riêng biệt.

– Tích hợp tiện ích sms tự động thông tin với khách hàng.

– Hỗ trợ in biểu phí, hóa đơn, chứng từ xuất trực tiếp ra file excel, word, .pdf, mail.

– Thống kê, báo cáo giao dịch và quản lý thu chi.

– Quản lý các nghiệp vụ kế toán thông dụng.

– Kết xuất các báo cáo kế toán theo yêu cầu.

QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

– Quản lý nhân viên, hồ sơ nhân viên.

– Quản lý hợp đồng nhân viên.

– Kết nối với máy chấm công, quản lý chấm công.

– Quản lý nghỉ phép.

– Quản lý tiền lương theo chính sách của công ty, kết hợp với dữ liệu máy chấm công, nghỉ phép,..

– Quản lý đánh giá nhân viên.

QUẢN LÝ HỆ THỐNG, TÌM KIẾM, PHÂN QUYỀN, BẢO MẬT

• Bảo mật

– Tự động backup và phục hồi số liệu theo ngày.

– Dữ liệu luôn luôn được tự động backup dự phòng thường xuyên.

– Chính sách bảo mật tuyệt đối dữ liệu của các doanh nghiệp, khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty.

– Chỉ Admin mới có quyền can thiệp hệ thống dữ liệu và phân quyền sử dụng cho người dùng.

• Phân quyền sử dụng

– Phân quyền chức năng sử dụng theo nhóm người sử dụng hoặc từng người sử dụng.

– Có thể phân quyền xem, sửa, xóa,… đến từng thành viên sử dụng phần mềm.

• Tiện ích

– Phần mềm có thể xuất báo giá, hóa đơn, mẫu báo cáo trực tiếp ra excel, word, pdf, mail.

– Có thể thể import các danh sách hàng hóa, khách hàng từ excel vào phần mềm.

– Lưu nhật ký sử dụng phần mềm của tất cả các thành viên khi đăng nhập và sử dụng phần mềm.

– Lọc dữ liệu, báo cáo tự động và nhanh chóng theo nhiều tiêu chí.

-Tích hợp hệ thống VOIP giúp giao tiếp giữa các phòng ban và khách hàng một cách hiệu quả.

–Phần mềm có khả năng tùy biến cao, xây dựng trên quy trình, yêu cầu của khách hàng

– Hệ thống bảng biểu đa dạng giúp nhà quản lý có thể phân tích tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp

TỔNG KẾT PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÒNG CÔNG CHỨNG HSV

Có thể nói phần mềm quản lý Hitek của Hitek là giải pháp phần mềm phù hợp nhất, toàn diện nhất để đáp ứng nhu cầu quản lý văn phòng công chứng. Phần mềm có rất nhiều tiện ích, đáp ứng gần như hoàn toàn các yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng với mức giá cả vô cùng hợp lý trên phương châm “Ở đâu rẻ – Chúng tôi rẻ hơn“. Thêm vào đó, phần mềm rất thân thiện với người dùng, dễ sử dụng và có thể truy cập ở mọi lúc, mọi nơi, bằng mọi thiết bị, đáp ứng nhu cầu quản lý và giải quyết công việc một cách nhanh nhất cho các chủ doanh nghiệp.