Phần mềm quản lý giáo dục

Phần mềm Quản lý trung tâm Tiếng Anh HSV là giải pháp quản lý toàn diện một hay nhiều chi nhánh của các trung tâm ngoại ngữ. Với mục tiêu nâng cao tính hiệu quả và chuyên nghiệp trong quá trình quản lý, chăm sóc và hỗ trợ học viên của các trung tâm Tiếng Anh. Phần mềm hỗ trợ quản lý số lượng học viên, giáo viên, sắp xếp thời khóa biểu, khóa học, lớp học, lịch giảng dạy…Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp trung tâm nâng cao chất lượng phục vụ học viên, tối ưu được nguồn lực về giảng viên, nhân viên, cơ sở vật chất của trung tâm và tổ chức quản lý thuận tiện hơn.

Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm Tiếng Anh HSV sẽ giúp cho quá trình đào tạo được thực hiện theo một quy trình nhất định, nhanh chóng và chính xác. Giúp lưu giữ tất cả các thông tin học sinh, lớp học, khóa học, các nghiệp vụ thành một hệ thống, dữ liệu được quản lý tập trung, thống nhất, không xảy ra sai xót trong quá trình chuyển dữ liệu từ phòng ban này qua phòng ban khác.

Phần mềm hỗ trợ rất tốt cho việc giám sát, quản lý của cấp lãnh đạo. Với hệ thống báo cáo rất phong phú, đa dạng, báo cáo thời gian thực giúp các nhà quản lý nhanh chóng nắm được tình hình trung tâm nhằm đánh giá một cách chính xác, khách quan về tình hình học tập, giảng dạy của giáo viên và học sinh.

LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRUNG TÂM TIẾNG ANH

• Sử dụng phần mềm giúp nhà quản lý theo dõi được tình hình học tập của học sinh cũng như công tác quản lý nhân viên trong trung tâm. Tăng khả năng quản lý tập trung, tối ưu hóa nguồn lực, tăng khả năng phân tích, có thể chủ động can thiệp kịp thời và hiệu quả vào quá trình quản lý. Giúp các nhà lãnh đạo có phương án bố trí nhân sự và tổ chức hoạt động một cách dễ dàng.
• Quản lý hồ sơ, giấy tờ, sơ yếu lý lịch học sinh giúp tra cứu, thống kê nhanh chóng, dễ dàng. Quản lý, theo dõi kết quả học tập, điểm danh, khen thưởng, kỷ luật… của học sinh trong toàn bộ khóa học.
• Quản lý lớp học, khóa học để phân chia ca học, lớp học, giáo viên giảng dạy một cách hợp lý.
• Quản lý học phí, các khoản phải thu, phiếu thu, miễn giảm đối với từng học sinh, từng khóa học, lớp học.
• Sử dụng phần mềm giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm bớt các thủ tục hành chính, xử lý công việc khoa học, tăng khả năng trao đổi giữa các nhân viên trong trung tâm. Dễ dàng thống kê báo cáo với nhà lãnh đạo các số liệu thực tế, được cập nhập theo hệ thống báo cáo thời gian thực.
• Phần mềm có khả năng kết nối với website của trung tâm đào tạo, giúp thông tin của học viên đăng ký trên phần mềm tự động cập nhập vào hệ thống.
• Hệ thống thông tin công khai và thông suốt giúp giảm tối đa thời gian quản lý công việc. Hệ thống phân quyền, bảo mật tốt, phổ biến thông tin nhanh chóng và chính xác đến từng người sử dụng phần mềm.
• Phần mềm quản lý trung tâm Tiếng Anh của HSV có khả năng tùy biến, có thể tùy chỉnh phần mềm theo những yêu cầu khác nhau của từng doanh nghiệp, dễ dàng tùy chỉnh khi có thay đổi về quy trình quản lý.

Hệ thống báo cáo đầy đủ các phần giúp quản lý dễ hơn

CÁC CHỨC NĂNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRUNG TÂM TIẾNG ANH

Quản lý tuyển sinh và thi xếp lớp

• Khi học viên đăng ký trực tiếp trên website, dữ liệu sẽ được chọn lọc và lưu thông tin vào phần mềm.
• Thống kê học viên từ các nguồn, chiến dịch tiếp thị, học viên đăng ký trực tiếp tại văn phòng.
• Nhập thông tin về học viên đăng ký thi xếp lớp theo từng đợt thi.
• Cập nhập kết quả xét tuyển
• Đăng ký nhập học cho từng học viên theo từng trình độ.
• Phân loại và xếp lớp phù hợp với trình độ thi đầu vào của học viên.

Xếp lớp trên phần mềm.

Quản lý học viên

• Quản lý và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, sơ yếu lý lịch học sinh giúp tra cứu, thống kê nhanh chóng, dễ dàng.
• Theo dõi danh sách học viên các lớp, danh sách học viên bảo lưu.
• Nhắc nhở khi học viên vắng nhiều.
• Quản lý, theo dõi kết quả học tập, điểm danh, khen thưởng, kỷ luật… của từng học viên trong toàn bộ khóa học.
• Người quản lý theo dõi được các thay đổi liên quan đến học viên và lớp học như: bảo lưu, chuyển lớp, dồn lớp, chia lại lớp học theo từng trình độ của học viên.

Quản lý danh sách học sinh.

Quản lý giáo viên

• Quản lý thông tin, trình độ, bằng cấp, hồ sơ của giáo viên.
• Tuyển giáo viên mới.
• Theo dõi quá trình giảng dạy của giáo viên.
• Quản lý số giờ lên lớp của từng giáo viên.
• Ghi nhận thông tin và số giờ có thể giảng dạy của giáo viên.
• Quản lý khen thưởng, kỷ luật của từng giáo viên trong năm.

Quản lý đào tạo

• Lập kế hoạch giảng dạy cho các khóa học sắp khai giảng.
• Sắp xếp giáo viên và phòng học để đảm bảo không bị trùng lặp giờ dạy và phòng học.
• Phân chia học sinh theo đúng trình độ và mong muốn của học viên.
• Theo dõi kế hoạch chi tiết các buổi dạy của từng lớp học theo hệ thống phòng học và ca học.

Quản lý lớp học

• Phân chia lớp
• Phân loại theo từng cấp độ học
• Quản lý lịch học, thời khóa biểu
• Quản lý thông báo đến toàn lớp
• Quản lý kết quả học tập của lớp
• Chuyển lớp
• Nhắc nhở khi lớp có học viên mới
• Lưu trữ thông tin học viên bảo lưu và sắp xếp chuyển lớp khi học viên đi học lại

Quản lý thu chi

• Quản lý thu học phí của học viên
• Xử lý học phí khi chuyển lớp, bảo lưu, chuyển đổi cho học viên khác.
• Lập và in phiếu thu tiền học phí cho từng học viên.
• Theo dõi được các khoản thu, chi hàng ngày của trung tâm.
• Quản lý tổng quát được tình hình thu chi cho hoạt động của trung tâm.

Quản lý kết quả học tập

• Quản lý điểm, kết quả học tập của học viên.
• Tự động tính điểm trung bình của học viên.
• Hệ thống sẽ nhắc nhở đối với các học viên đã hoành thành xong chương trình để chuyển tiếp lên các lớp có trình độ cao hơn.
• Lưu thông tin và kết quả học tập của từng học viên trong hệ thống.

Tính lương

• Kết xuất bảng tính lương giáo viên theo kết quả chấm công và lịch giảng dạy.
• Tính lương cho nhân viên theo các hình thức trả lương: theo buổi, theo ca, theo tháng, mức lương và thời gian áp dụng.
• Tự động tính lương làm thêm giờ căn cứ vào bảng tổng hợp chấm công thời gian.
• Tự động tính thuế TNCN, trích BHXH của nhân viên theo biểu tính thuế.
• Lập bảng thanh toán tiền lương dựa trên bảng lương đã tính để chuyển trả lương cho nhân viên.
• Theo dõi , xác nhận việc điều chỉnh tăng, giảm khi có phát sinh.

TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRUNG TÂM TIẾNG ANH

Với phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh HSV các nhà quản lý sẽ dễ dàng quản lý học viên, giáo viên và các chương trình đào tạo của trung tâm.

Phần mềm quản lý trung tâm Tiếng Anh HSV giúp các trung tâm nâng cao chất lượng phục vụ học viên, tối ưu được nguồn lực về giảng viên, cơ sở vật chất và nhân viên, giúp việc tổ chức quản lý thuận tiện hơn. Phần mềm được xây dựng, phát triển với mục tiêu nâng cao tính chuyên nghiệp trong khâu quản lý, tiếp thị của các trung tâm đào tạo Tiếng Anh, quản lý toàn bộ quy trình chăm sóc và hỗ trợ học viên. Phần mềm quản lý trung tâm Tiếng Anh của Hitek được ứng dụng trong việc quản lý hoạt động của các trung tâm đào tạo, nâng cao tính chuyên nghiệp của tổ chức với chi phí hợp lý

Hiện nay, một bộ phận các công ty, trung tâm tư vấn du học đang gặp khó khăn trong công tác quản lý của mình do sự xuất hiện ngày càng nhiều nhu cầu tư vấn, hay số lượng hồ sơ du học quá lớn, hoặc việc kiểm soát các đối tác khách hàng cũng như các đối tác nước ngoài- nơi mà các công ty, trung tâm gửi học sinh tới…Mô hình phần mềm quản lý du học của Công ty cổ phần và Dịch vụ HSV ra đời nhằm giải quyết được những khó khăn hiện nay của đại đa số công ty tư vấn du học vẫn quản lý theo cách thức truyền thống, đồng thời là mô hình phần mềm với nhiều chức năng vượt trội khiến công tác quản lý trở nên đơn giản, thuận tiện.

CHỨC NĂNG CỦA PHẦN MỀM

Quản lý thông tin khách hàng

• Họ tên, địa chỉ, điện thoại, email1, email 2, facebook, trường đang học…
• Upload ảnh, tài liệu liên quan
• Ngành muốn học, trường mong muốn học, chương trình học, loại visa, nước đến
• Nguồn khách hàng, tỉnh thành, quận huyện, cộng tác viên…
• Thông tin bố, mẹ: Tên, điện thoại, email, địa chỉ nhà riêng, địa chỉ cơ quan, thắc mắc của phụ huynh…

Phân loại khách hàng theo:

• Loại khách hàng ( tiềm năng, visa, du học, dịch thuật…)
• Nguồn ( KH cũ, KH gọi điện đến, cộng tác viên, hội nghi…)
• Tỉnh thành, quận huyện
• Chương trình học
• Nhân viên chăm sóc khách hàng
• Nước đến
• Khâu làm hồ sơ: Visa, duyệt hồ sơ, sau visa, sau du học

Quản lý các tài liệu liên quan đến khách hàng

• Upload, xem và Download hình ảnh, File đính kèm của khách hàng
• Upload, xem và Download hợp đồng của khách hàng

Quản lý Hợp đồng

• Thông tin hợp đồng, giá trị hợp đồng, chi phí ( cộng tác viên, đi lại…), hoa hồng, vé…
• Nhắc nhở hợp đồng sắp hết hạn
• Nhắc nhở công nợ phải thu
• Báo cáo doanh thu, công nợ
• Lọc danh sách hợp đồng theo tiêu chí: Trạng thái thanh toán ( đã thanh toán hết, chưa thanh toán, chưa thanh toán hết), trạng thái ( đang thực hiện, đã thực hiện, đã thanh lý), nhân viên chăm sóc…
• Tìm kiếm HĐ theo từ khóa, theo khách hàng

Quản lý quá trình chăm sóc và làm việc

• Thông tin giao dịch: nội dung gọi điện, công việc, phản hồi của KH, kết quả làm việc
• Đặt lịch gọi điện, làm việc với khách hàng theo thời gian
• Nhắc nhở lịch hẹn khi đến hẹn
• Quản lý công việc được giao, đã giao và tự giao
• Tra cứu lịch sử giao dịch của 1 KH
• Báo cáo công việc, cuộc gọi của khách hàng hay nhân viên theo thời gian

Quản lý đại lý, cộng tác viên

• Thông tin đại lý, công tác viên: họ tên, địa chỉ,email, điện thoại, tài khoản
• Báo cáo danh sách KH đã giới thiệu thành công, số tiền nhận hoa hồng theo tên cộng tác viên
• Tìm kiếm nhanh chóng, chính xác

Quản lý danh sách chương trình học

• Tên trường
• Loại hình
• Chi phí
• Tìm kiếm, tra cứu thông tin nhanh, chính xác
• Báo cáo danh sách KH, hợp đồng theo chương trình học

Quản lý các mẫu dữ liệu chung của công ty, xuất dữ liệu theo mẫu

Hệ thống báo cáo da dạng

• Báo cáo khách hàng theo nhiều tiêu chí
• Báo cáo hợp đồng, doanh thu, công nợ, chi phí
• Báo cáo cuộc gọi, công việc

ƯU ĐIỂM NỔI BẬT

• Dùng online, truy cập từ xa mọi lúc mọi nơi và kịp thời
• Khả năng tùy biến linh hoạt, thay đổi theo nhu cầu nhằm đáp ứng nhu cầu của từng trung tâm với từng đặc thù riêng biệt.
• Khả năng tích hợp với các loại máy chấm công, điện thoại, đặc biệt hệ thống SMS: gửi tin nhắn trực tiếp cho toàn bộ trung tâm hoặc học viên, khách hàng.
• Hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất:toàn bộ hồ sơ của học viên cũng như là việc chấm công của nhân viên hay tiến trình chăm sóc khách hàng của tất cả các chi nhánh được lưu trữ trên cùng hệ thống, dễ dàng cho việc quản lý từ cấp lãnh đạo đến nhân viên.
• Phân quyền hợp lý chặt chẽ theo mô hình của doanh nghiệp
• Thông tin được tìm kiếm nhanh chóng: thay vì phải truy cập vào từng file excel riêng biệt cho mỗi mục thông tin để tìm kiếm thì chỉ cần truy cập vào hệ thống và thực hiện tìm kiếm nhanh theo các danh mục.

Với phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học của công ty Cổ phần dịch vụ HSV, việc quản lý trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Hãy liên lạc ngay với chúng tôi để nhận được sự tư vấn chuyên nghiệp và gói giải pháp phần mềm tiện ích hơn bao giờ hết.